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Teoría de la comunicación organizativa
La comunicación es un aspecto esencial de toda organización. Una comunicación interorganizativa eficaz puede aumentar la eficacia general de los equipos y de la organización. Por otra parte, una comunicación ineficaz puede disminuir la motivación y el rendimiento de las personas. Así pues, la comunicación organizativa puede influir en el comportamiento. La teoría de la comunicación organizativa sugiere que existen cinco funciones principales de la comunicación. Son las siguientes:
Gestión - La comunicación gestiona el comportamiento de los empleados en cuanto a funciones, cumplimiento, etc.
Retroalimentación - La comunicación inicia la retroalimentación para los empleados en términos de rendimiento.
Información - La comunicación crea un intercambio de información dentro de la organización.
Persuasión - La comunicación puede dar lugar a la persuasión; por ejemplo, los líderes animan a los empleados a comprometerse con la misión de la organización.
Intercambioemocional - La comunicación conduce al intercambio emocional en los grupos organizativos. Permite a los miembros expresar su satisfacción o insatisfacción.
Un aspecto importante de la teoría de la comunicación organizativa es el proceso de comunicación. En la figura 1 se esboza el proceso de comunicación. Examinemos este modelo con más detalle.
El emisor y el receptor son los dos actores principales de este modelo. El emisor inicia el proceso codificando un pensamiento que tiene, por ejemplo, mediante el habla o la escritura. El emisor puede utilizar canales formales (por ejemplo, canales de comunicación interorganizativos) o informales (por ejemplo, canales personales) para enviar su mensaje. A continuación, el emisor descodifica o interpreta el mensaje para procesarlo. Sin embargo, puede haber ruido en el proceso, que puede interferir en la comunicación e impedir que el receptor comprenda el mensaje con claridad. En consecuencia, la retroalimentación sirve como mecanismo para evaluar si el mensaje se ha transmitido con éxito al receptor.
El proceso de comunicación representa el método mediante el cual un emisor transmite un mensaje a un receptor.
Tipos de comunicación organizativa
La comunicación organizativa puede avanzar en varias direcciones. A continuación analizamos los cinco tipos principales de comunicación organizativa.
Comunicación organizativa: Comunicación descendente
Las organizaciones suelen funcionar basándose en modelos jerárquicos. Aunque estas jerarquías varían en función de la formalidad, la información suele fluir en sentido descend ente desde los directivos, gerentes, etc., hacia los empleados.
Por ejemplo, los directivos utilizan la comunicación descendente para gestionar proyectos y asignar tareas a sus equipos.
Al utilizar la comunicación descendente, los directivos deben explicar el razonamiento que subyace a sus decisiones para aumentar la comprensión y el compromiso de los empleados. Debido a la naturaleza del proceso de comunicación (es decir, el ruido) y al carácter unidireccional de la comunicación descendente, es posible que los directivos tengan que comunicar su mensaje varias veces para llegar con claridad a la audiencia prevista. Por tanto, el canal y el modo de comunicación son cruciales cuando se utiliza la comunicación organizativa descendente.
Comunicación organizativa: Comunicación ascendente
Por otra parte, la comunicación ascendente es lo contrario de la comunicación descendente.
La comunicaciónascendente fluye de abajo arriba. Comienza en los niveles inferiores de la organización, y su objetivo es proporcionar información a los niveles superiores de la organización.
La comunicación ascendente permite a los empleados ponerse en contacto con sus jefes y comunicarles cómo se sienten respecto a sus tareas, trabajos, equipos, etc. Los directivos pueden utilizar esta información para mejorar las condiciones organizativas de los empleados. La comunicación ascendente también es eficaz para comunicar ideas y proporcionar información general para la organización.
Comunicación organizativa: Comunicación Lateral
Otra forma de comunicación que puede tener lugar en las organizaciones es la comunicación lateral.
La comunicaciónlateral tiene lugar entre empleados del mismo nivel en una organización. Es una forma de comunicación horizontal.
La comunicación lateral se produce horizontalmente entre miembros de un equipo o empleados que trabajan en proyectos de forma colectiva, por ejemplo, a diferencia de la comunicación ascendente y descendente, que fluye verticalmente. La comunicación lateral es eficaz porque fomenta la coordinación.
Comunicación organizativa: Red de grupos pequeños
Podemos clasificar las redes de grupos pequeños en función de tres características (véase la Figura 2). Son las siguientes
Cadena - Con esta configuración, el grupo se adhiere a jerarquías formales. El grupo está formado por tres niveles jerárquicos. El líder está en la parte superior de la cadena, y los subordinados dependen de su respectivo líder directo y se comunican con él.
Rueda - La rueda también sigue una estructura en cierto modo jerárquica, con un líder designado. Sin embargo, la diferencia es que cada miembro se comunica directamente con el líder del grupo.
Todo canal - Con esta estructura, todos los miembros se comunican libremente entre sí. El grupo funciona sin un líder formal o informal
Comunicación organizativa: La vid
Por último, la vid es el quinto tipo de comunicación organizativa.
La vid, también conocida como comunicación boca a boca, es un método informal de comunicación.
El grapevine es una red de comunicación crucial, ya que permite a los empleados satisfacer sus necesidades sociales y fomenta la amistad entre los miembros de la organización. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que la comunicación de boca a boca también puede dar lugar a rumores y cotilleos y crear grupos externos con personas no implicadas en la red de comunicación.
Consulta nuestra explicación de los Tipos de Comunicación para saber más.
Estrategias de comunicación organizativa
Examinemos ahora brevemente las estrategias de comunicación organizativa. Las organizaciones utilizan diversas herramientas de comunicación para garantizar que la comunicación se desarrolle sin problemas:
Reuniones: pueden ser reuniones en persona en la oficina o reuniones en línea utilizando plataformas como Zoom o Teams.
Lasllamadas telefónicas/conferencias telefónicas garantizan que la comunicación interna y externa fluya con eficacia. Las llamadas telefónicas permiten a los empleados recabar información rápidamente, ya que la respuesta a sus preguntas es inmediata (a diferencia de los correos electrónicos y otras formas de comunicación escrita).
Los correos electrónicos son eficaces para coordinar y planificar proyectos. Las organizaciones utilizan los correos electrónicos para comunicarse con los empleados, llegar a los candidatos durante el proceso de selección o contactar con partes externas.
Redes sociales/plataformas de mensajería instantánea: algunas organizaciones pueden utilizar plataformas como Slack o Google Chat para la comunicación interna. Estas herramientas permiten a los empleados enviar mensajes a otros y recibir respuestas casi inmediatas directamente.
Más allá de las herramientas mencionadas, losmecanismos de feedback permiten una comunicación abierta y honesta sobre el rendimiento de un empleado. Los directivos deben comunicarse directamente con los empleados acerca de su rendimiento, ya que les brinda la oportunidad de debatir abiertamente y mejorar.
Echa un vistazo a nuestras explicaciones sobre Tipos de Comunicación y Evaluación del Rendimiento para saber más sobre las estrategias de comunicación organizativa.
Otra estrategia crítica de comunicación organizativa consiste en examinar la riqueza de canales.
La riqueza de canales es la medida en que un canal puede transmitir eficazmente grandes volúmenes de información.
Un canal rico puede:
supervisar numerosas señales a la vez,
fomentan la retroalimentación instantánea,
permitir la comunicación personal.
En cambio, un canal pobre es menos eficaz para hacer las tres cosas. Los canales ricos incluyen conversaciones en persona, videoconferencias o llamadas telefónicas. Por otro lado, los canales pobres incluyen notas, correos electrónicos o cartas. Para fomentar una estrategia de comunicación óptima, los remitentes deben buscar canales ricos para transmitir sus mensajes. Sin embargo, para los mensajes no urgentes o rutinarios, los canales magros también pueden ser eficaces.
Aprende más sobre estrategias de comunicación organizativa en nuestra explicación de los Canales de Comunicación.
Ejemplos de comunicación organizativa
Ahora que entendemos la teoría que subyace a la comunicación organizativa, examinemos algunos ejemplos concretos. Podemos dividir la comunicación organizativa en dos grandes tipos: oral y escrita.
Lacomunicación oral consiste en transmitir un mensaje mediante el habla. La comunicación verbal es eficaz porque es rápida y permite una respuesta inmediata entre el emisor y el receptor. La principal limitación de la comunicación oral es que el mensaje puede resultar menos claro si tiene que pasar por varias personas. A continuación exponemos algunos ejemplos de comunicación oral.
Lasreuniones son medios esenciales de comunicación oral. Las reuniones organizativas pueden ser formales, por ejemplo, una reunión del consejo de administración, o informales, como una breve reunión entre dos compañeros de trabajo para hablar de un proyecto. Las reuniones son eficaces porque los participantes pueden llegar a conclusiones y tomar decisiones basadas en las aportaciones de todos los asistentes a la vez. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las reuniones también pueden convertirse en una fuente de distracción para los empleados. Por tanto, unas buenas habilidades interpersonales son esenciales para mantener el rumbo y llegar a conclusiones.
Hoy en día, las videoconferencias, o reuniones electrónicas, son cada vez más populares debido a que cada vez más gente trabaja desde casa. Plataformas como Zoom y Google Meet permiten conectar a personas de todo el mundo.
Otro ejemplo de comunicación oral son las llamadas telefónicas. En cierto modo, las llamadas telefónicas también pueden considerarse reuniones, ya que ofrecen la misma funcionalidad a pesar de no poder ver a la persona cara a cara. La comunicación telefónica tiene ventajas similares a las reuniones; son rápidas y permiten una retroalimentación inmediata entre las dos partes.
Por otra parte, las organizaciones suelen utilizar también la comunicación escrita. Si has trabajado para una organización, es probable que hayas recibido correos electrónicos, hecho presentaciones o chateado con compañeros de trabajo en plataformas online. Cartas, correos electrónicos, textos, mensajes en redes sociales, etc., son ejemplos de comunicación escrita.
Barreras de la comunicación organizativa
Aunque la comunicación organizativa tiene una serie de ventajas, desgraciadamente también tiene su conjunto de limitaciones. Uno de los principales obstáculos para una comunicación eficaz son las barreras de la comunicación organizativa. Veamos más detenidamente en qué consisten.
Las barreras decomunicación ralentizan e impiden una comunicación organizativa eficaz.
Algunas de las barreras de comunicación más destacadas son
Percepciónselectiva - El receptor puede no registrar todo lo que comunica el emisor. Características personales como las necesidades, la experiencia o la motivación pueden influir en la forma en que el receptor registra el mensaje.
Filtrado - El emisor puede tergiversar el mensaje para que el receptor lo reciba más favorablemente. Por ejemplo, los empleados pueden comunicar lo que su jefe quiere oír en lugar de lo que realmente piensan.
Sobrecarga - Una sobrecarga de información puede impedir que alguien comunique o reciba un mensaje con eficacia. Si el receptor tiene demasiada información que procesar, puede olvidar o descartar partes del mensaje.
Lengua - Las barreras lingüísticas pueden dificultar la transmisión clara de los mensajes. Las barreras lingüísticas pueden estar presentes cuando el emisor y el receptor no comparten la misma lengua materna, pero también pueden estar presentes en términos de jerga, siglas, etc.
Emociones - Las personas pueden transmitir o interpretar los mensajes de forma diferente en función de su estado emocional. Por ejemplo, si estás enfadado, puede que no respondas positivamente cuando alguien te pida que completes una nueva tarea rápidamente.
Aprensión - Los empleados pueden sentirse ansiosos al tener que utilizar un método específico de comunicación, lo que puede obstaculizar la eficacia de su mensaje o impedir que se comunique en absoluto.
Malinterpretación - Por ejemplo, algunas personas pueden mentir o engañar a otras cuando cometen un error en el trabajo. La mentira puede hacer que los demás malinterpreten la situación, lo que en última instancia disminuye la eficacia de la comunicación y aumenta el tiempo de comunicación.
Profundiza en este tema con nuestra explicación de las Barreras de la Comunicación.
Comunicación organizativa - Puntos clave
- Las cinco funciones principales de la comunicación son la retroalimentación, la gestión, la información, la persuasión y el intercambio emocional.
- El proceso de comunicación representa el método a través del cual un emisor transmite un mensaje a un receptor.
- Los tipos de comunicación son descendente, ascendente, lateral, de grupo pequeño y de vid.
- También podemos agrupar la comunicación en función de su medio: comunicación verbal y escrita.
- Comunicación las barreras ralentizan e impiden una comunicación organizativa eficaz.
- Canal La riqueza es la medida en que un canal puede transmitir eficazmente grandes volúmenes de información.
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