Cuanto más inventario tenga una empresa, menos probable es que tenga lo que necesita.
- Taiichi Ohno
Para entender lo que Taiichi Ohno quería decir con esta afirmación, examinemos qué es exactamente el inventario, cómo puede gestionarse y analicemos por qué le preocupaba que las empresas tuvieran demasiado inventario.
La gestión de inventario es el manejo de los bienes que posee una empresa.
El inventario es un stock de bienes que se registra en el activo circulante del balance de la empresa.
Normalmente, hay tres tipos de inventario o existencias.
1. Materias primas o componentes: existencias compradas a proveedores y que se van a utilizar en la fabricación.
Madera y tornillos para hacer una mesa.
2. Obra en curso: producto semiacabado o parcialmente acabado.
Una pata de mesa hecha con un trozo de madera.
3. Productos acabados: productos acabados listos para su distribución.
Una mesa completa para vender en una tienda de muebles.
¿Cuáles son las razones para mantener existencias?
Veamos por qué las empresas pueden decidir mantener existencias.
Permitir una producción más eficiente
La falta de materias primas no sólo ralentiza la producción, sino que también afecta a otras fases de la cadena de suministro. Unos suministros limitados pueden hacer que los productos no se acaben a tiempo, lo que puede provocar la cancelación de pedidos y la pérdida de ventas. Mantener existencias puede evitar esto, asegurando que los materiales necesarios estén disponibles en todo momento.
Protección contra el retraso en las entregas
Tener existencias en almacén permite a la empresa mantener la producción en marcha mientras espera la llegada de nuevos materiales. Las existencias de seguridad pueden servir de amortiguador ante acontecimientos como catástrofes naturales o pérdidas de mercancías.
Reduce los costes de compra
Los proveedores suelen ofrecer descuentos por un gran número de productos. Al comprar al por mayor, la empresa puede beneficiarse de precios más bajos, lo que reduce la cantidad que los clientes tienen que pagar por los productos finales. Sin embargo, el elevado nivel de existencias supondrá un almacenamiento y un mantenimiento más caros.
Satisfacer una demanda inesperada
La demanda de bienes no es constante, sino que fluctúa mucho a lo largo del año. Por ejemplo, ocasiones especiales como Navidad, San Valentín y Halloween pueden disparar la demanda de determinados bienes. Mantener existencias permite a las empresas satisfacer las necesidades de los clientes durante las temporadas altas. La clave está en hacer el pedido en la cantidad adecuada para evitar el exceso de almacenamiento de existencias.
¿Cuáles son los costes de inventario?
Hay tres tipos principales de costes de inventario:
Gastos de pedido
Son los costes de realizar un pedido de mercancías. Por ejemplo, costes administrativos, costes de inspección, coste de hacer un pedido a un proveedor.1
Para minimizar los costes de pedido, una empresa puede calcular la EOQ (Cantidad Económica de Pedido): una cantidad óptima de pedido con los costes totales más bajos.
Costes de mantenimiento (costes contables)
Son los costes asociados a las existencias no vendidas, incluyendo2:
Costes de oportunidad: Es el dinero que podría invertirse en otra cosa si no se utilizara en el inventario. Por ejemplo, si inviertes 10.000€ en almacenamiento, no podrías utilizarlos para comprar nuevo mobiliario de oficina.
Costes de almacenamiento: Son los costes de almacenamiento del inventario físico. Por ejemplo, almacenamiento, alquileres de almacén, servicios públicos, seguros. Un aumento del inventario conlleva un mayor coste de almacenamiento.
Salarios: Son los salarios que pagas a los empleados que trabajan en el almacén y realizan los pedidos.
Costes de depreciación: Son los costes en los que incurres cuando el valor de tus existencias se aprecia con el tiempo. Por ejemplo, los productos se quedan obsoletos.
Costes de escasez
Son los costes de en los que se incurre cuando se agota el inventario. Por ejemplo, una pérdida de ventas debida a pedidos no realizados y gastos de envío de un día para otro para adquirir existencias que no están disponibles.
Planificación y control de existencias en la cadena de suministro
La planificación de las existencias es un aspecto importante de la cadena de suministro, ya que controla el nivel de existencias. Esto permite a la empresa mantener el ritmo de producción y satisfacer las necesidades de los clientes, a la vez que se protege contra la pérdida de mercancías o el retraso en las entregas por parte de los proveedores.
La planificación y el control de las existencias también están relacionados con el capital circulante de la empresa, es decir, el dinero que se utiliza para pagar los gastos a corto plazo (en el plazo de un año). Si la empresa gasta demasiado dinero en mantener existencias, puede que no disponga de capital suficiente para otras actividades empresariales. Para equilibrar el capital circulante, las empresas deben pedir la cantidad adecuada de existencias en el momento oportuno. Así pues, el objetivo principal del control de existencias es minimizar los costes de inventario.
Gráficos de control de existencias
Un gráfico de control de inventario es una herramienta eficaz para gestionar los niveles de existencias y minimizar los costes de inventario (véase la Figura 1).
Fig. 1 - Gráfico de control de inventario
Los componentes del gráfico de control de inventario:
- El nivel máximo de existencias: la mayor cantidad de existencias que puede tener una empresa
- Plazo de entrega: el tiempo que tarda en llegar el inventario desde el momento en que se pide
- Nivel de reaprovisionamiento: el punto de activación para pedir un nuevo lote de suministros.
- Cantidad de reaprovisionamiento: la cantidad que se pide cada vez.
- El nivel mínimo de existencias: la cantidad más pequeña de existencias que una empresa quiere mantener.
- Existencias reguladoras (existencias de seguridad): el excedente de existencias que la empresa quiere mantener para protegerse frente a imprevistos.
¿Qué factores influyen en el nivel de existencias?
Tener el nivel adecuado de existencias es importante, ya que permite a la empresa mantener el ritmo de producción mientras espera la llegada de nuevos materiales. El inventario reservado también sirve de amortiguador ante acontecimientos imprevisibles, como catástrofes naturales o crisis económicas.
He aquí algunos factores que influyen en el nivel de existencias:
- El ritmo al que se agotan las existencias: También se conoce como índice de rotación de existencias. Normalmente, la empresa necesita tener más existencias si los suministros tienden a agotarse rápidamente.
- El espacio disponible en el almacén: Cuanto más espacio haya en el almacén, más existencias cabrán.
- Fiabilidad del proveedor: Si los proveedores siempre entregan las mercancías a tiempo, la empresa puede tener menos existencias en almacén.
- La naturaleza del producto: Los productos perecederos, como la carne, los lácteos o los productos frescos, no pueden conservarse mucho tiempo en condiciones normales de inventario.
- El plazo de entrega del proveedor: El plazo de entrega es el número de días que transcurren entre la realización del pedido y su entrega. Cuanto menor sea el plazo de entrega, menor será el inventario que debe mantener una empresa.
- La demanda del producto: Una mayor demanda del producto requerirá más existencias disponibles. Por ejemplo, una empresa necesita mantener un mayor nivel de existencias durante una temporada alta.
Inventario - Puntos clave
- El inventario es el stock de bienes que tiene una empresa. Se divide en tres categorías: materias primas, productos en curso y productos acabados.
- Entre las razones para mantener inventarios se incluyen garantizar una producción sin interrupciones, reducir los costes de compra, protegerse contra entregas tardías y satisfacer demandas inesperadas.
- La planificación y el control del inventario son cruciales para maximizar el coste de mantenimiento del inventario y garantizar existencias suficientes para la producción.
- Los componentes clave del gráfico de control de existencias incluyen el nivel máximo y mínimo de existencias, el plazo de entrega, los niveles de reposición y las existencias de seguridad.
- Los factores que determinan el nivel de existencias son la disponibilidad de espacio en el almacén, la fiabilidad del proveedor, la naturaleza del producto, el plazo de entrega y la demanda de la mercancía.
- Los costes de inventario más comunes incluyen los costes de pedido, los costes de almacenamiento y los costes de escasez.
Referencias
1. Wikicontabilidad, Coste de pedido: Definición, Fórmula, Ejemplo y Cómo Funciona, 2022
2. Shannon Callarman, ¿Qué es el coste de mantenimiento de inventario? El precio del almacenamiento en el comercio electrónico, 2020
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