Gestión

La gestión es la coordinación y el control de un grupo de personas para alcanzar metas y objetivos comunes. En el ámbito empresarial, suele denominarse gestión organizativa. La gestión organizativa es la tarea que realizan los gerentes para organizar, dirigir y controlar la asignación de recursos dentro de una empresa.

Gestión y gerentes

La gestión de las actividades organizativas es la principal tarea de los gerentes. Los gerentes no realizan ellos mismos las tareas, sino que las delegan en sus subordinados.

Mientras que algunos gerentes prefieren tomar ellos mismos las decisiones, otros permiten al personal cierto grado de participación en la toma de decisiones. Esto da lugar a una serie de estilos de gestión.

A pesar de las diferencias en los estilos de gestión, todos los gerentes desempeñan tres funciones principales:

• Funciones interpersonales - Motivar al personal para que realice el mejor trabajo posible.

• Funciones informativas - Controlar y difundir la información dentro de la organización.

• Funciones decisorias - Tomar decisiones y delegar tareas en el personal para cumplir los objetivos de la organización.

Habilidades directivas

Hay una serie de habilidades directivas que permiten a los gerentes gestionar eficazmente una plantilla. Entre ellas se incluyen las habilidades técnicas, las habilidades conceptuales y las habilidades interpersonales.

Habilidades técnicas

También llamadas habilidades duras. Estas habilidades directivas suelen ser específicas del sector o de la función del gerente.

Estas habilidades permiten al gerente gestionar a los empleados formándoles en habilidades técnicas específicas. Estas habilidades suelen ser importantes para los gerentes de nivel inferior y pierden importancia en el nivel superior.

Habilidades conceptuales

Los gerentes con habilidades de gestión conceptual pueden ver el panorama completo de la empresa, predecir los problemas que puedan surgir y encontrar formas creativas de resolverlos. Estas habilidades son más relevantes para los gerentes de alto nivel, ya que son responsables de tomar decisiones estratégicas que afectan a toda la organización. Las habilidades conceptuales son la combinación de habilidades de comunicación, pensamiento creativo, resolución de problemas, etc.

Habilidades interpersonales

Las habilidades interpersonales son necesarias para los gerentes, independientemente de su nivel directivo, ya que la principal responsabilidad de todos ellos es gestionar a las personas. Las habilidades interpersonales significan que los gerentes pueden comprender a sus empleados y adaptar los estilos de dirección más adecuados a las necesidades de los empleados. Los gerentes deben utilizar sus habilidades interpersonales para entablar buenas relaciones con los trabajadores y motivarlos en el camino.

Estilos de dirección

El estilo de dirección (o estilo de liderazgo) es el método utilizado por el gerente para gestionar una organización o un grupo de personas.

Existen cuatro estilos de dirección principales:

• Autocrático
• Democrático
• Paternalista
• Laissez-faire

1. Gestión autocrática

La gestión autocrática es un estilo de gestión unidireccional. Los gerentes toman decisiones y el personal las sigue. Los empleados tienen poco que decir en el proceso de toma de decisiones.

Este estilo de gestión se caracteriza por:

• Comunicación unidireccional.

• Supervisión estrecha del personal.

• Se da poca información al personal.

La dirección autocrática desmotiva al personal, ya que no puede contribuir a la toma de decisiones de la empresa. Las decisiones que se toman también son rígidas y carecen de innovación sin la aportación de los empleados.

Los ámbitos que requieren decisiones rápidas son los que más utilizan este estilo de liderazgo, por ejemplo, el ejército y la policía.

2. Gestión democrática

La gestión democrática fomenta la participación del personal en la toma de decisiones. Las aportaciones del personal se valoran mucho y pueden dar lugar a ideas o soluciones innovadoras.

Este tipo de gestión se caracteriza por:

• Comunicación bidireccional.

• Retroalimentación instantánea del personal.

• Mayor intercambio de información empresarial.

La principal desventaja de la gestión democrática es que el debate con el personal puede llevar mucho tiempo. Además, una participación excesiva del personal puede dar lugar a conflictos interpersonales o a la revelación de información secreta.

Este estilo de liderazgo es más útil para las empresas que requieren una innovación constante, como las empresas tecnológicas. Las aportaciones de distintos empleados pueden dar lugar a una nueva forma de pensar y a soluciones novedosas.

3. Dirección paternalista

Como su nombre indica, los gerentes paternalistas son como figuras paternas. Consultarán al personal y tendrán en cuenta sus opiniones, pero tomarán las decisiones de forma independiente.

Principales características de la gestión paternalista:

• Los gerentes hacen lo que creen que es mejor para la organización.

• Las decisiones las toman los gerentes, no los empleados.

• Los gerentes se preocupan por la felicidad de los empleados.

Este estilo de liderazgo puede causar decepción entre el personal experimentado, ya que no tienen poder ni influencia reales en la empresa. Sin embargo, en entornos laborales dominados por trabajadores no cualificados o con poca experiencia, la dirección paternalista puede ser extremadamente útil.

4. Gestión Laissez-Faire

Laissez-faire es la expresión francesa que significa "dejar hacer". Cuando se adopta este enfoque, los gerentes conceden a los trabajadores pleno derecho a tomar decisiones y realizar las tareas.

Con la gestión laissez-faire:

• La dirección delega plenamente la toma de decisiones en los trabajadores.

• Hay criterios muy amplios sobre lo que se espera del personal.

La falta de estructura puede causar confusión al personal. Algunos empleados pueden sentirse insatisfechos por la falta de información de sus jefes.

Este tipo de liderazgo se adopta cuando los gerentes están demasiado ocupados para participar en la toma de decisiones o quieren dar más espacio a los expertos para llegar a la solución.

Cómo elegir un estilo de dirección adecuado

El estilo de dirección puede determinarse mediante dos métodos:

• El continuo de Tannenbaum y Schmidt

• La rejilla de Blake Mouton

El abanico de acciones se elige en función de:

• El grado de autoridad utilizado por el gerente.

• El ámbito de libertad de que disponen los subordinados.

Las combinaciones de estos dos elementos nos dan cinco estilos de liderazgo: gestión empobrecida, gestión de producir o perecer, gestión de club de campo, gestión de equipo, gestión intermedia.

Principios de gestión

Existen cinco principios diferentes de gestión que también se denominan funciones de gestión. Son los principios que sigue un gerente para gestionar eficazmente a sus empleados.

Planificación

En primer lugar, los gerentes deben elaborar un plan de acción sobre cómo alcanzar los objetivos de la organización. El plan de acción podría implicar decisiones estratégicas como contratar nuevo personal, cambiar o ajustar las técnicas de gestión o aumentar el presupuesto de marketing. La planificación ayuda a los gerentes a hacer realidad la visión de la organización, planificar el presupuesto, ser conscientes de los recursos necesarios y evitar errores costosos.

Organización

Una vez realizada la planificación, los gerentes deben organizar al personal y los recursos en los puestos asignados. Hay que organizar la estructura organizativa, ya que ayudará a los gerentes a identificar las carencias y los recursos adicionales necesarios.

Delegación de funciones

Una vez realizadas la planificación y la organización, los gerentes deben asignar funciones a cada empleado. Los gerentes deben tratar a los empleados con respeto y asegurarse de que están dispuestos a desempeñar la función asignada. Este proceso de asignación de tareas también se denomina delegación.

Coordinación

Los gerentes deben coordinar a los empleados. Los gerentes deben ayudar o explicar una determinada tarea si es necesario. Los gerentes deben animar y motivar a los empleados para que alcancen los objetivos de la organización. La coordinación y la comunicación deben fluir entre los empleados y los departamentos funcionales.

Control

El gerente debe establecer las normas de rendimiento esperadas en la organización y en las actividades de los empleados. Los gerentes deben evaluar periódicamente el rendimiento de los empleados y asegurarse de que cumplen los objetivos fijados. Si no se alcanza un objetivo, los gerentes deben analizar las razones y dar apoyo adicional a los empleados si es necesario.

Fig. 3 - Los cinco principios de gestión

Gestión de proyectos

Los gerentes pueden aplicar sus habilidades, conocimientos y experiencia en gestión para dirigir un proyecto. Esto se denomina gestión de proyectos. El objetivo de la gestión de proyectos es alcanzar los objetivos fijados dentro del plazo y el presupuesto acordados.

Los gestores de proyectos deben tener una serie de habilidades de gestión de proyectos que sean técnicas y transferibles. Deben ser grandes solucionadores de problemas, tener una gran capacidad de adaptación y habilidades interpersonales para adaptarse a las distintas necesidades de los proyectos.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?

Hay cinco etapas de la gestión de proyectos, desde el inicio hasta la finalización del proyecto.

Inicio del proyecto

Es la etapa inicial del proceso de gestión de proyectos. En esta etapa se definen el proyecto y sus objetivos. Además, se identifican las partes interesadas que participarán en el proyecto.

Planificación del proyecto

En esta etapa se planifica cuidadosamente la ejecución. Eso incluye presupuestos, plazos, recursos necesarios y objetivos claros que podrían definirse mediante el análisis SMART. En este paso también hay que asegurarse de que las partes interesadas son conscientes de sus obligaciones y plazos. Además, en esta fase de la gestión del proyecto deben identificarse los riesgos y sus posibles soluciones.

Ejecución del proyecto

Esta es la fase en la que el equipo trabaja en el proyecto con el objetivo de cumplir los plazos establecidos. El gestor del proyecto debe asegurarse de que todas las partes interesadas estén de acuerdo con el proyecto para que todo vaya sobre ruedas.

Seguimiento y control del proyecto

En esta fase de la gestión del proyecto, el gestor debe supervisar con frecuencia si el proyecto ha cumplido los objetivos establecidos en plazo; los objetivos pueden referirse a los plazos, los presupuestos a los ingresos. Además, los gestores de proyectos deben asegurarse de que las partes interesadas están contentas y satisfechas con la marcha del proyecto. Y lo que es más importante, el gestor de proyectos debe asegurarse de que el proyecto se desarrolla dentro del presupuesto establecido.

Finalización del proyecto

En esta fase, el proyecto está terminado. El director del proyecto debe organizar una reunión con todas las partes implicadas en el proyecto. En esta reunión, debe reflexionarse sobre el proyecto en cada fase, para que el equipo comprenda qué partes del proyecto han ido bien y cuáles requieren mejoras. Esta reflexión es crucial para futuras referencias, ya que los gestores de proyectos pueden aprender de ella y realizar proyectos más eficaces en el futuro.