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Una firma de correo electrónico es importante porque resume los detalles clave sobre una persona. También es la última parte del correo electrónico que lee una persona. Causa la impresión final en el destinatario y, por tanto, debe estar pulida.
Fig. 1 - Una firma de correo electrónico indica al destinatario información clave sobre el remitente.
Formato de la firma de correo electrónico
Una firma de correo electrónico es un texto al final de un correo electrónico en el que el remitente expone su información personal. El uso de una firma de correo electrónico ahorra tiempo porque los remitentes no tienen que volver a escribir su información de contacto en cada correo electrónico que envían.
Una firma de correo electrónico es un texto al final de un correo electrónico con la información personal del remitente.
Las firmas de correo electrónico varían en función de la persona que envía los correos y del contexto, pero en general, deben incluir la siguiente información.
El nombre del remitente
Normalmente, la primera parte de una firma de correo electrónico es el nombre y apellidos del remitente. Esto es importante porque indica a los destinatarios de quién procede el correo electrónico. A veces los remitentes utilizan otros títulos, como Dr. Smith o Profesor Roberts, en lugar de su nombre y apellidos. La gente también incluye a veces información después de sus nombres, como "J.D.", que muestra que son abogados, o RN para mostrar que son enfermeras diplomadas. Estas siglas dicen más al destinatario sobre quién es el remitente.
Además, algunos clientes te permiten "dibujar" tu nombre, creando algo parecido a una firma real.
El título del remitente
Después del nombre del remitente, las firmas de correo electrónico suelen mencionar el título del escritor. Puede ser un cargo o una descripción de la persona. Por ejemplo, una firma para una empresaria podría decir "Jefa de Marketing" en la segunda línea, pero para un estudiante de posgrado, podría decir "Estudiante de posgrado investigador".
Información de contacto
Una firma de correo electrónico siempre debe contener al menos una forma de ponerse en contacto con el remitente, como la dirección de correo electrónico o el número de teléfono. A menudo la gente pone también la dirección de su empresa o un número de oficina.
Cada vez es más habitual que los redactores añadan enlaces a sus plataformas de redes sociales al final de sus firmas de correo electrónico. En un contexto profesional, las personas que envían correos electrónicos deben asegurarse de que las redes sociales que enlazan son relevantes y apropiadas para el trabajo. Por ejemplo, incluir un enlace a una página de redes sociales con fotografías de los empleados de la empresa en el trabajo o de un proyecto de la empresa sería apropiado. En cambio, un enlace al Instagram personal no lo sería.
Además, a veces la gente incluye una fotografía suya o del personal de su empresa en su firma de correo electrónico. Añadir una fotografía puede hacer que la comunicación sea más personal, sobre todo cuando el correo electrónico es formal y el remitente no conoce al destinatario. Hacerlo "pone cara a un nombre" y ayuda al destinatario a sentirse más cómodo y familiarizado con el remitente. Esto también puede ser útil si el destinatario acaba conociendo al remitente en persona y necesita saber cómo es.
Firma de correo electrónico frente a texto de cierre
Es importante tener en cuenta que una firma de correo electrónico no sustituye al texto de cierre. El término texto de cierre se refiere a las últimas líneas de un correo electrónico, en las que el remitente firma con una frase de cortesía y su nombre. Las personas que escriben un correo electrónico todavía tienen que cerrar el texto con una línea de cierre como "Atentamente" o "Te deseo lo mejor" y quiénes son. Luego insertan su firma de correo electrónico al final. Por ejemplo, observa cómo el remitente del siguiente correo electrónico crea el texto de cierre y una firma de correo electrónico en el siguiente mensaje:
Asunto: Hora de la reunión del próximo martes
Querido Todd
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Estoy deseando que llegue nuestra reunión del próximo martes para discutir los números de este trimestre. Sin embargo, me preguntaba si sería posible cambiar la hora de la reunión de las 14 a las 15 horas. De no ser así, tendré que reprogramarla para otro día. Disculpad las molestias. Muchas gracias.
Atentamente,
Katie
Katie Smith
Directora de Desarrollo
Caridad Johnson e Hijos
K.Smith@Johnson.com
+1 123-456-7890 Ext 123
En este ejemplo, la remitente ya conoce al destinatario, por lo que no se presenta ni incluye su apellido en el texto final. Termina el correo electrónico con una línea de cierre cortés y, a continuación, añade su información de contacto completa en su firma de correo electrónico. Aunque el destinatario la conozca, le resulta útil disponer de toda su información de contacto, para no tener que pedirla.
Pronombres en la firma del correo electrónico
La gente suele incluir sus pronombres de género preferidos después de su nombre en su firma de correo electrónico. Los pronombres de género preferidos son los pronombres que uno desea que utilicen los demás al dirigirse a él. Incluir pronombres en una firma de correo electrónico ayuda a garantizar que los destinatarios sepan cómo dirigirse a ellos correctamente en el futuro. El siguiente ejemplo muestra cómo añadir pronombres a una firma de correo electrónico:
Riley Sharpe (ella/ellos/ellas)
Técnico de laboratorio
Riley.Sharpe@email.com
+1 123-456-7890
Los escritores suelen poner sus pronombres entre paréntesis justo después de su nombre en su firma de correo electrónico. Sin embargo, también es lógico poner los pronombres en la segunda línea.
Firma de correo electrónico profesional
Una firma de correo electrónico profesional es para la comunicación formal, como la comunicación en un lugar de trabajo. Incluye todos los aspectos anteriores de una firma de correo electrónico, como el nombre, el cargo y la información de contacto de la persona que envía el correo electrónico. En un correo electrónico profesional, la gente no incluye datos personales como su número de móvil o su dirección. En cambio, suelen incluir sus datos profesionales, como el número de teléfono o la dirección de su oficina.
Una firma de correo electrónico profesional también suele incluir el logotipo o el nombre de una empresa a la que la persona está afiliada y, a veces, incluso el sitio web de la empresa. Esto reafirma la conexión del remitente con las organizaciones y les da a conocer.
La gente debe evitar vincular cuentas personales de redes socialesen una firma de correo electrónico profesional. La gente puede incluir las cuentas de redes sociales de su empresa o cuentas profesionales que demuestren sus habilidades, pero mantener las fotos y publicaciones personales separadas de las firmas de correo electrónico profesionales ayuda a mantener la distancia entre la vida personal y la profesional.
Firma de correo electrónico personal
Una firma de correo electrónico personal es más informal que una firma de correo electrónico profesional. Las firmas de correo electrónico personales a veces incluyen cuentas personales en redes sociales, correos electrónicos y números de teléfono. No mencionan necesariamente el nombre de la empresa a la que pertenece la persona ni su cargo.
Por lo general, las firmas de correo electrónico personales sólo incluyen el nombre de una persona, su información de contacto y cualquier información que desee incluir sobre sí misma, ya sean detalles informales divertidos o información práctica y profesional.
A menudo hay que seguir un formato empresarial estandarizado para una firma de correo electrónico profesional, pero las personas pueden elegir el diseño ellas mismas con una firma de correo electrónico personal. Pueden seleccionar el tipo de fuente, el color y el tamaño. Aunque se trata de elecciones personales, elegir unas que sean fáciles de leer es útil para los destinatarios.
Fig. 2 - La gente utiliza firmas de correo electrónico profesionales para la comunicación formal y firmas de correo electrónico personales para la comunicación informal.
Ejemplos de firmas de correo electrónico
Los siguientes ejemplos demuestran la diferencia entre las firmas de correo electrónico profesionales y personales.
Ejemplo de firma de correo electrónico profesional
Casey Smith (Ella/El/Ellas)
Directora de Comunicaciones
Banco KR
Casey Smith@KRBank.com
+1 123-456-7890 Ext 123
Ejemplo de firma de correo electrónico personal
Jane Alexander
(Ella/El/Ellas)
Escritora autónoma
Jane.Alexander@Email.com
Jane.AlexanderFotografía.com
Para configurar una firma de correo electrónico, la gente tiene que ir a la configuración de la cuenta de correo electrónico. El lugar exacto al que hay que ir varía en función del tipo de cuenta de correo electrónico, pero normalmente la gente hace clic en configuración, firma y escribe la firma que desea.
Firma - Puntos clave
- Una firma de correo electrónico es un texto al final de un correo electrónico con la información personal del remitente.
- Las firmas de correo electrónico suelen incluir el nombre del remitente, su cargo, información de contacto y, a veces, una imagen.
- Una firma de correo electrónico profesional es para la comunicación profesional en el trabajo y no incluye datos personales.
- Una firma de correo electrónico personal es para la comunicación informal y puede incluir información personal del remitente.
- La gente suele poner su pronombre de género preferido después de su nombre en su firma de correo electrónico.
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