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Definición de aprovisionamiento electrónico
La contratación electrónica es la compra y venta de suministros, trabajo y servicios a través de Internet. Puede darse de empresa a empresa (B2B), de empresa a consumidor (B2C) o de empresa a administración (B2G).
La contrataciónelectrónica es la compra de suministros, trabajo o servicios a través de Internet.
La contratación electrónica emplea programas informáticos y sistemas de redes para buscar proveedores, hacer un seguimiento de las existencias, gestionar las facturas y activar los pagos.
He aquí un ejemplo del proceso de contratación electrónica:
Con el software de aprovisionamiento electrónico, el personal del departamento de aprovisionamiento puede consultar los catálogos en línea del sitio web de un proveedor y seleccionar los artículos que desea comprar. Tras enviar la solicitud, introducen el proveedor en el sistema de la empresa y esperan la aprobación de los gestores. Una vez aprobado el proveedor, el sistema de aprovisionamiento electrónico envía automáticamente las solicitudes de pedido al proveedor. Si todo va bien, el pago se activa al recibir la factura del pedido.
Comparado con el método de aprovisionamiento tradicional, el aprovisionamiento electrónico tiene varias ventajas, entre ellas:
- El proceso de aprovisionamiento automático,
- Reducción del papeleo,
- Visibilidad del gasto,
- Mayor transparencia de las transacciones,
- Menos errores humanos.
El software y los sistemas de información para la contratación electrónica forman parte del proceso Procure-to-Pay (P2P). El Procure-to-Pay es la integración de las compras y las cuentas a pagar para aumentar la eficacia. Incluye tres etapas principales:
Selección de bienes o servicios: la empresa visitará un sitio web B2B para leer el catálogo digital y recabar información sobre la oferta del proveedor, las condiciones del contrato, etc. Una vez seleccionado el producto, pueden enviar una solicitud de compra e incluir al proveedor en el sistema de contratación electrónica para su aprobación.
Envío de un pedido de compra: si se aprueba la compra, se enviará automáticamente un formulario electrónico al proveedor para que haga un pedido. A continuación, el proveedor procesa el pedido y lo prepara para su entrega.
Facturación y pago - una vez entregado y recibido el pedido, se crea una factura y se envía al comprador. Una factura electrónica (normalmente por correo electrónico o archivo PDF) suele estar certificada por un tercero de confianza. El pago del pedido se activará una vez conciliada la factura.1
La cadena de valor de la contratación electrónica
La cadena de valor es el proceso completo de creación de un producto o servicio de principio a fin. La cadena de valor de la contratación electrónica consta de cinco pasos:
Contratación electrónica: e-información
El e-informing es la fase previa a la compra electrónica. Es el proceso en el que compradores y vendedores intercambian información utilizando Internet. El intercambio de datos es un componente clave del e-informing. Los datos intercambiados deben ser precisos, oportunos, adecuados y creíbles. El e-informing suele tener lugar en ERP (Planificación de Recursos Empresariales).2
Contratación electrónica: e-sourcing
La contratación electrónica es el proceso de selección de proveedores mediante procedimientos como la solicitud de información (RFI), la solicitud de presupuesto (RFQ) y la solicitud de propuesta (RFP). Tiene lugar antes del pedido y la compra de bienes. Las herramientas de contratación electrónica son importantes en este caso, ya que pueden ayudar a la empresa a comunicar, evaluar y preseleccionar a los posibles proveedores.3
- Solicitud de Información (RFI) - la empresa envía cuestionarios previos a la compra para recabar información sobre los proveedores y sus productos o servicios.
- Solicitud de propuesta (RFP): la empresa solicita propuestas a los proveedores preseleccionados. Pedirán la descripción completa del producto y cómo cumplirá el proveedor su pedido.
- Solicitud de presupuesto (RFQ): la empresa negocia las condiciones del contrato, como el precio, la cantidad y los descuentos. El objetivo es conseguir el mejor precio del acuerdo.
Contratación electrónica: licitación electrónica
Al comprar suministros, las empresas pueden encontrarse con múltiples proveedores que venden el mismo producto. Para encontrar a los mejores proveedores al mejor precio, pueden aceptar ofertas de distintos vendedores y elegir la que prefieran. Esto se conoce como licitación. Cuando la licitación tiene lugar online, se denomina licitación electrónica.
La licitación electrónica es superior a la tradicional, ya que elimina el papeleo y mejora la seguridad de todo el proceso de licitación. Sin embargo, este proceso puede requerir mucha formación del personal. También existe el riesgo de que el sistema se averíe, paralizando la licitación.4
Contratación electrónica: subasta electrónica
La subasta electrónica forma parte del proceso de licitación electrónica. Implica que varios vendedores compitan para obtener el contrato del comprador. Algunos métodos populares de subasta electrónica son
- Clase inversa - la empresa ve todas las ofertas de los vendedores a la vez y elige la que prefiere.
- Subasta inglesa - los licitadores anuncian sus ofertas en orden ascendente. El siguiente valor de puja será superior al anterior.
- Subastaholandesa - la subasta comienza con un precio alto, y luego lo va bajando hasta que un comprador acepta.5
Contratación electrónica: pedido electrónico
El pedido electrónico es cuando la empresa realiza un pedido. Se envía una orden decompra electrónica (PO ) para solicitar bienes o servicios al proveedor elegido. La plataforma que almacena y gestiona los pedidos se denomina intercambio electrónico de datos (EDI). Permite un flujo de trabajo automático, desde el pedido hasta la entrega de mercancías y la facturación.6
La cadena de valor de la contratación electrónica
La contratación electrónica puede dar lugar a un mayor retorno de la inversión. Hay dos razones para ello. En primer lugar, la contratación electrónica proporciona un marco automático para que las empresas busquen y gestionen proveedores. Esto ahorra tiempo, costes y esfuerzo, al tiempo que aumenta la seguridad y la transparencia de la transacción. En segundo lugar, los datos exhaustivos recopilados por el sistema de contratación electrónica pueden ayudar en el análisis del ROI y mejorar el rendimiento futuro de la empresa.
Consulta nuestra explicación sobre el ROI de marketing para saber más sobre la importancia del retorno de la inversión en marketing.
A primera vista, puede parecer que la contratación electrónica tiene poco que ver con el marketing. Sin embargo, su vínculo es más íntimo que nunca. Un sistema de aprovisionamiento electrónico puede integrarse con el marketing para permitir un intercambio de información instantáneo y unas operaciones más fluidas y flexibles.7
Los datos de la contratación electrónica también pueden utilizarse en campañas promocionales para aumentar la transparencia y mejorar la confianza de los clientes. Gracias a los costes baratos de la contratación electrónica, las empresas pueden bajar los precios para los clientes. Mientras tanto, el riesgo de retraso en la entrega se reduce al mínimo, ya que el inventario se controla de cerca con un sistema de aprovisionamiento electrónico. En definitiva, una contratación electrónica eficaz puede agilizar los procesos y aumentar la eficacia de las actividades de marketing.
Ejemplo de aprovisionamiento electrónico
Ahora que sabes qué es la contratación electrónica, veamos algunos ejemplos de funciones y herramientas de contratación electrónica.
Ejemplos de funciones de aprovisionamiento electrónico
La contratación electrónica tiene muchas funciones en el proceso de compra de una empresa. Algunos ejemplos son
- Incorporación de proveedores: proceso en el que la empresa envía cuestionarios para recopilar datos de varios proveedores.
- Análisis del gasto: todas las transacciones se registran en el sistema de aprovisionamiento electrónico. Las empresas pueden analizar estos datos para mejorar sus futuras decisiones de compra.
- Solicitud de información online - Las empresas pueden utilizar la plataforma de contratación electrónica para solicitar presupuestos y negociar las condiciones de los contratos.
- Estudio de mercado en línea - La plataforma de aprovisionamiento electrónico facilita a la empresa la búsqueda y comparación de distintos proveedores. También puede preseleccionar posibles candidatos en función de los criterios establecidos.
- Procesos sin papeles: como todas las transacciones se realizan en línea, no hay papeleo. La transacción es más rápida y menos propensa a errores humanos.
Ejemplos de herramientas de contratación electrónica
Hay muchas herramientas que ayudan a las empresas a buscar proveedores por Internet. He aquí algunos ejemplos:
EDI (Intercambio Electrónico de Datos) : es una plataforma para intercambiar datos entre compradores y vendedores. Las empresas pueden automatizar las solicitudes de propuestas, los pedidos de compra y las facturas, al tiempo que almacenan los mensajes y los datos de los clientes para utilizarlos en el futuro.
El correo electrónico y el EDI son las principales herramientas de comunicación en la contratación electrónica, desde la contratación electrónica hasta las licitaciones y los pedidos.
Un sistemaERP (Planificación de Recursos Empresariales)digital puede integrarse con un EDI para gestionar los pedidos y las compras online.
Mercados online: hay muchas plataformas para que los proveedores suban sus catálogos digitales y la información de sus productos; por ejemplo, Amazon, eBay, Etsy y Shopify.
Algunos ejemplos de plataformas de contratación electrónica:
Precoro es una herramienta de control total de las compras que permite a las empresascrear pedidos de compra rápidamente,hacer un seguimiento del pedido yasignar el pago a la recepción de una factura.
Promena es una herramienta de contratación electrónica para encontrar y gestionar proveedores. También ayuda a presentar ofertas y las mantiene organizadas.
Orderhive es una herramienta de aprovisionamiento para empresas de comercio electrónico. Sus funciones principales incluyen el seguimiento del inventario, la gestión de facturas y pagos, y la elaboración de análisis e informes.
Diferencia entre EDI y ERP
EDI y ERP pueden parecer intercambiables, pero tienen pequeñas diferencias.
- EDI significa intercambio electrónico de datos. Se utiliza principalmente para el intercambio de datos entre empresas y proveedores. Los procesos de pedido y facturación electrónicos suelen estar incluidos en un EDI.
- ERP digital es un sistema ERP basado en Internet para gestionar la cadena de suministro y controlar el inventario. Por ejemplo, un sistema ERP notificará a una empresa cuando el inventario se agote y activará un nuevo pedido.
La diferencia entre el aprovisionamiento electrónico y el aprovisionamiento
Hemos hablado mucho de la contratación electrónica en esta explicación. Pero, ¿en qué se diferencia del método de aprovisionamiento tradicional? En la Tabla 1 conocerás sus diferencias, así como los pros y los contras.
Contratación tradicional | Contratación electrónica | |
Características |
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Ventajas |
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Desventajas |
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Tabla 1. Aprovisionamiento electrónico frente a aprovisionamiento tradicional
Ventajas e inconvenientes de la contratación electrónica
El uso de software digital para gestionar el proceso de compra, la contratación electrónica, tiene sin duda muchas ventajas. Sin embargo, la adopción de un sistema de aprovisionamiento electrónico no está exenta de dificultades. Esta sección te presentará los pros y los contras de la contratación electrónica.
Ventajas de la contratación electrónica
Un sistema de aprovisionamiento electrónico tiene muchas ventajas:
Agiliza los procesos : un sistema de contratación electrónica puede automatizar los pedidos, las licitaciones, la facturación y los pagos. Esto ayuda a la empresa y a los proveedores a ahorrar tiempo en tareas monótonas y a centrarse más en las actividades que aportan valor.
Gestión del inventario: el inventario es una parte importante del aprovisionamiento. Un sistema de aprovisionamiento electrónico facilita el seguimiento del inventario y garantiza existencias suficientes para la producción.
Mejora de la productividad - al realizarse las transacciones en línea, las empresas pueden comprar y vender suministros con menos tiempo y costes de transacción. También pueden comparar productos y servicios para elegir los de mejor valor. La reducción del tiempo de compra minimiza los retrasos en la producción y aporta más beneficios a la empresa.
Control del gasto - La plataforma de contratación electrónica mejora la visibilidad del gasto. Esto se debe a que todas las transacciones quedan registradas para su posterior revisión. La empresa puede generar informes para analizar sus gastos y desarrollar estrategias para gestionar el presupuesto de forma más eficaz.
Menos errores humanos - El papeleo de las adquisiciones puede ser problemático, ya que deja mucho margen a los errores humanos. Con la contratación electrónica, no hay papeleo. La transacción puede llevarse a cabo con más precisión y eficacia.
Mayor transparencia - Cada proceso de contratación queda registrado. Esto permite una transacción más honesta y segura.
Colaboración sin fisuras - Un sistema interno para colaborar fácilmente y desarrollar soluciones con los proveedores. Esto acelera el proceso de resolución de problemas y aumenta el ROI de la empresa.8
Aprovisionamiento global - El software de aprovisionamiento electrónico suele incluir varios idiomas, divisas, soluciones de envío y cálculos de impuestos internacionales. Esto elimina las limitaciones geográficas y permite a las empresas trabajar con proveedores de todo el mundo.9
Una aplicación real de la contratación electrónica:
El RPA (automatización robótica de procesos) es una herramienta de análisis del gasto y procure-to-pay. IBM la adoptó para resolver facturas bloqueadas. Desde que emplea el sistema, la empresa ha conseguido reducir el tiempo de resolución de 32 minutos a 90 segundos, lo que supone una enorme mejora de la eficiencia.8
Desventajas de la contratación electrónica
El principal inconveniente de la contratación electrónica es su gran dependencia del software y del sistema electrónico. Esto hace que la empresa sea vulnerable a los ataques de piratas informáticos. La tecnología también requiere actualizaciones periódicas y formación del personal, lo que puede suponer costes adicionales. También es difícil conseguir que todos los proveedores se sumen, sobre todo los más antiguos, que no están acostumbrados a la tecnología moderna. Por ejemplo, pueden tener dificultades para actualizar los catálogos digitales.
E-procurement - Puntos clave
- La contratación electrónica significa comprar suministros, trabajo o servicios a través de Internet.
- La cadena de valor de la contratación electrónica incluye cinco etapas: E-información, E-sourcing, E-licitación, E-subasta y E-pedido.
La contratación electrónica puede conducir a una comercialización más eficaz.
El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es una plataforma para transmitir información entre compradores y vendedores en la contratación electrónica.
Las principales tareas de la contratación electrónica son la búsqueda y gestión de proveedores, los pedidos, la facturación y el pago. Es lo que se denomina P2P (procure-to-payment).
Las principales ventajas de la contratación electrónica son la agilización de los procesos, la gestión eficaz del inventario, la reducción de costes, el control del gasto, la mejora de la transparencia, la colaboración sin fisuras y las compras globales.
El inconveniente de la contratación electrónica es su gran dependencia del software y la tecnología digital.
Referencias
- SAP Ariba, ¿Qué es Procure-to-Pay?, https://www.ariba.com/solutions/business-needs/what-is-procure-to-pay.
- Wikipedia, Aprovisionamiento electrónico, https://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement#e-Informing.
- Annalakshmi, ¿Qué es la contratación electrónica?, https://nanonets.com/blog/e-sourcing/, 2021.
- Barbara Cook, https://tipalti.com/e-tendering/, https://tipalti.com/e-tendering/.
- Medius, ¿Qué es una subasta electrónica?, https://www.medius.com/glossary/what-are-e-auctions/.
- Edicom, ¿Qué son los pedidos electrónicos? Ventajas y casos de éxito en Europa, https://edicomgroup.com/blog/what-are-electronic-orders-benefits-and-success-cases-in-europe.
- Rachel E. Diken, Por qué el aprovisionamiento electrónico tiene sentido para la gestión de marketing, https://blog.procurify.com/2016/07/05/e-procurement-makes-sense-marketing-management/.
- Coleman Radell y David Schannon, Adquisiciones digitales: The Benefits Go Far Beyond Efficiency, 2018.
- Oxford College of Procurement and Supply, Los beneficios de la contratación electrónica, https://www.oxfordcollegeofprocurementandsupply.com/the-benefits-of-e-procurement/.
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