Comunicación interna y externa

Tipos de comunicación

Existen varios tipos de comunicación, todos ellos utilizados a diario en las empresas. Son los siguientes

1. La comunicacióninterna se produce entre empleados de una misma empresa.

2. La comunicaciónexterna se produce entre los empleados de una empresa y entidades externas (empleados de otra empresa, clientes, partes interesadas externas, etc.).

3. Comunicaciónvertical: en las empresas jerarquizadas, si un mensaje se comunica de un nivel superior a un nivel inferior o viceversa, se denomina comunicación vertical.

4. La comunicaciónhorizontal es la comunicación entre los mismos niveles de una jerarquía.

5. La comunicaciónformal se refiere a los mensajes y declaraciones oficiales enviados por una organización.

6. La comunicacióninformal es la conversación casual que se produce entre colegas o la conversación no oficial de la que la organización no es responsable.

Otro aspecto de la comunicación es la comunicación unidireccional y bidireccional. En la comunicación bidireccional, el receptor puede responder al mensaje del emisor, mientras que en la comunicación unidireccional, el receptor no puede responder.

Es importante señalar que estos tipos de comunicación no son mutuamente excluyentes y a menudo se solapan entre sí. Por ejemplo, la comunicación formal puede ser tanto vertical como interna, ya que implica una comunicación estructurada entre distintos niveles de la organización.

Tipos de comunicación interna

Los tipos de comunicación interna incluyen

• Comunicación deliderazgo: Implica la comunicación estructurada y no estructurada entre los líderes y sus seguidores dentro de la organización. Puede adoptar muchas formas, como discursos, boletines e interacciones personales.
• Comunicación vertical: Implica la comunicación estructurada y pautada entre empleados de distintos niveles de la organización, incluida la comunicación ascendente y descendente.
• La comunicación ascendenteo descendente que fluye desde los niveles superiores de dirección a los niveles inferiores de la organización. Puede adoptar la forma de políticas, directivas o decisiones.
• La comunicaciónascendente, que fluye de los niveles inferiores de la organización a los superiores. Puede ser en forma de comentarios, sugerencias o preocupaciones.
• Comunicación horizontal: Implica la comunicación entre personas o grupos del mismo nivel jerárquico de la organización, y fomenta la colaboración, el trabajo en equipo y el intercambio de ideas e información.
• Comunicación diagonal: Implica la comunicación entre individuos o grupos de distintos departamentos o áreas de la organización, que no forman parte de las estructuras jerárquicas habituales de los demás. Fomenta la colaboración interfuncional y la resolución de problemas.
• Comunicación a través de la red: Implica la comunicación a través de canales informales, como rumores y cotilleos. Puede ser difícil de controlar y, a veces, perjudicial para las metas y objetivos de la organización.

La comunicación interna también puede ser formal o informal.

Tipos de comunicación externa

La comunicación externa puede clasificarse en los siguientes tipos:

• Publicidad: comunicación de las ventajas y características de un producto o servicio a clientes potenciales a través de diversos canales como la televisión, los medios online, la radio y la prensa.
• Relaciones públicas: Se trata de gestionar la imagen y la reputación de la organización mediante la comunicación con diversas partes interesadas, como clientes, inversores y medios de comunicación.
• Atención al cliente: Consiste en responder a las consultas y quejas de los clientes.
• Venta personal: Implica la comunicación cara a cara entre el representante de la organización y el cliente para convencerle de que compre el producto o servicio.
• Comunicación corporativa: Implica comunicarse con las distintas partes interesadas sobre la misión, los valores y los objetivos de la organización, así como proporcionar información actualizada sobre el rendimiento y las iniciativas de la empresa.

Importancia de la comunicación interna

La comunicación interna puede variar desde un simple correo electrónico enviado por la dirección explicando una nueva política, hasta una asamblea general o una reunión de equipo para decidir cambios en un producto. La comunicación interna es necesaria para:

1. Mantén a los empleados bien informados - Las organizaciones deben comunicar las funciones y deberes exactos de los empleados para que la organización alcance un objetivo común. A los trabajadores les gusta conocer los planes de la organización y no les gusta que se les mantenga en la oscuridad.

2. Proporcionar una visión holística a los empleados - Las noticias sobre los logros o los problemas a los que se enfrentan los distintos departamentos se comparten con los empleados para que puedan conocer las razones de los cambios en la empresa. Esto aumenta la eficacia interdepartamental.

3. Establece una estructura organizativa - La comunicación regular entre los empleados proporciona el mismo conocimiento y valor en todos los departamentos. Cuando se hace correctamente, esto cultiva una cultura organizativa de confianza.

4. Crea una plataforma para la retroalimentación - La comunicación interna permite a los empleados dar su opinión, discutir un asunto o contradecir opiniones. La comunicación bidireccional es necesaria para mejorar el producto o los procesos empresariales.

Importancia de la comunicación externa

Las organizaciones tienen que comunicarse a diario con clientes, proveedores, organismos públicos y muchos otros. La comunicación con organizaciones externas es, como su nombre indica, comunicación externa. Sirve para los siguientes fines

1. Comunicar información: Las empresas comunican noticias, nuevos contratos o desarrollos a las partes interesadas externas.
2. Crear marca: Una comunicación externa adecuada es importante para crear imagen. Todos los canales deben seguir una estrategia adecuada para crear una marca y una imagen uniformes.
3. Clientes potenciales: Las empresas se comunican con los clientes potenciales a través del correo electrónico, las redes sociales o la publicidad. La comunicación externa debe transmitir claramente una propuesta de venta única a los clientes.

Ambos tipos de comunicación desempeñan un papel muy importante en la eficacia y la imagen de marca de la empresa.

Ejemplos de comunicación interna

Algunos ejemplos de comunicación interna son

• Correspondencia por correo electrónico: Puede incluir actualizaciones dentro de los equipos que trabajan en el mismo proyecto, comunicación del departamento de RRHH a los empleados, o comunicación importante sobre el futuro de la empresa por parte del director general. Muchas empresas utilizan ahora software integrado para la comunicación por correo electrónico, la planificación del trabajo y la coordinación. Algunos ejemplos de este software son las suites Microsoft Office y Google Office.
• Reuniones de equipo: Las reuniones diarias de equipo para ponerse al día sobre el trabajo que todos están haciendo son habituales en muchas empresas. Algunas empresas tienen una larga tradición de reuniones generales, llamadas "Town halls" en el vocabulario de las startups.
• Comunicación oral: Una discusión formal sobre la planificación del trabajo entre dos empleados puede ser oral, pero tiene la misma importancia que la comunicación escrita. Por ejemplo, el director de un restaurante informa al camarero para que limpie una mesa en la esquina más alejada del comedor.

Ejemplos de comunicación externa

Algunos ejemplos de comunicación externa son

• Correo electrónico y boletines informativos: Muchas empresas se comunican regularmente con sus clientes mediante correos electrónicos o suscripciones a boletines informativos. Estos correos electrónicos pueden ser informativos y no siempre venden algo. Por ejemplo, Sainsbury's proporciona información sobre hábitos alimentarios saludables a sus clientes.
• Medios sociales: Los medios sociales son un medio de comunicación externa de la nueva era. A muchas organizaciones les resulta útil utilizar plataformas de medios sociales como Facebook, Twitter, Instagram, etc., tanto para comunicarse como para recabar opiniones de sus clientes. Por ejemplo, una marca de maquillaje que lanza un nuevo producto puede hacer un estudio de mercado sobre los adultos jóvenes que utilizan productos ecológicos a través de las redes sociales.
• Comunicados de prensa: Las empresas utilizan los comunicados de prensa como forma de comunicación externa para llegar a las partes interesadas mediante una declaración oficial. Por ejemplo, pueden declarar la noticia de la fusión de dos marcas mediante comunicados de prensa.

Estrategias de comunicación interna y externa

La comunicación interna y externa van de la mano. Cuando una empresa transmite algo internamente a sus empleados, no les resulta chocante cuando se transmite externamente. Además, los empleados pueden reflejar positivamente la información en el mundo exterior.

¿Cómo crear la mejor estrategia de comunicación interna?

1. Implica a los empleados
2. Revisa la estrategia actual
3. Establece objetivos y plazos realistas
4. Haz un seguimiento del éxito utilizando indicadores clave de rendimiento
5. Corrige la comunicación antes de enviarla para evitar confusiones
6. Utiliza herramientas de comunicación interna como Slack o Microsoft teams para una comunicación rápida.

Ejemplos de estrategias de comunicación interna de éxito

TED: La capacidad media de atención humana es de 15 a 18 minutos. Por tanto, todas las reuniones TED duran un máximo de 18 minutos.

Netflix: Netflix tiene una estrategia de comunicación interna consistente en una pequeña reunión online entre los miembros del consejo y la dirección, en la que se debaten preguntas rápidas y se guardan para más tarde.

Amazon: Amazon proporciona información a sus empleados en mensajes de menos de 100 palabras, ya que la gente no suele leer correos electrónicos de más de 100 palabras.

¿Cómo crear la mejor estrategia de comunicación externa?

1. Define los objetivos y la declaración de misión
2. Conoce a tu público
3. Aporta valor
4. Elige una plataforma de comunicación
5. Implica a empleados y clientes
6. Ponte en línea con una estrategia de comunicación interna
7. Sigue el éxito.

Ejemplos de estrategias de comunicación externa con éxito:

Suscripción al boletín de noticias de Tesco: Los supermercados Tesco comparten información sobre descuentos en diferentes productos de alimentación.

Uso de Twitter por Elon Musk: Elon Musk creó un gran aumento de negocios cuando tuiteó que Tesla aceptaría Bitcoin como forma de pago.

Comunicado de prensa: las empresas energéticas del Reino Unido informaron a los clientes a través de un comunicado de prensa de que los precios de la energía aumentarán en 2022 alrededor de un 50%.

La comunicación es esencial para todas las empresas, ya que mejora el rendimiento de los proyectos, aporta valores y mejora las relaciones con los empleados y los clientes. Las empresas pueden elegir entre varios planes para mejorar la comunicación interna y externa, mejorando así la eficacia general de la empresa.